DATA PROTECTION NOTICE FOR CANDIDATES/JOB APPLICANTS
Information according to Articles 13 and 14 of the General Data Protection Regulation (EU) 2016/679 (“GDPR”)
Introduction
Daikin Chemical Europe GmbH and its European Subsidiaries, Daikin Refrigerants Frankfurt GmbH, Daikin Chemical France S.A.S., and Daikin Compounding Italy S.p.A. (formerly Heroflon S.p.A.) (hereinafter collectively referred to as “DCiE,” “we,” “our,” or “us”) are sincerely committed to protecting the privacy and security of your personal data.
This notice explains how we collect, process, use, and store your personal data in the context of our recruitment and hiring process (hereinafter “you,” or “your”).
We process your personal data in compliance with the GDPR and other applicable data protection laws.
1. Who is Responsible for Data Processing?
1.1 Data Controllers
The Data Controller primarily responsible for your personal data is the specific DCiE entity with which you have direct contact. These entities are:
Entity Name
Address
Entity Name
Daikin Chemical Europe GmbH
Address
Am Wehrhahn 50, 40211 Düsseldorf, Germany
Entity Name
Daikin Refrigerants Frankfurt GmbH
Address
Industriepark Höchst, Gebäude D821, 65926 Frankfurt am Main, Germany
Entity Name
Daikin Chemical France S.A.S.
Address
Chemin de la Volta, 69492 Pierre-Bénite Cedex, France
Entity Name
Daikin Compounding Italy S.p.A.
Address
Via A. De Gasperi, 25060 Collebeato (BS), Italy
1.2 Joint Data Controllership
While the respective DCiE entity is generally the sole data controller for your personal data in relation to your job application, there are specific situations where DCiE entities and Daikin Industries, Ltd. (“DIL”), located in Japan, may act as joint data controllers. This means that for certain limited processing activities, DCiE entities and DIL jointly determine the purposes and means of processing your personal data.
These exceptional cases primarily include for candidates/job applicants who are being considered for an international or senior position within the Daikin Group. In these cases, decisions regarding your application, including interviews, evaluations, and offers, may be jointly determined between DCiE and DIL.
Essence of the Joint Controllership Arrangement
Under these joint controllership arrangements, DCiE and DIL manage their respective responsibilities for compliance with the GDPR, particularly concerning the exercise of your data protection rights. This ensures that:
- Both DCiE and DIL are committed to protecting your personal data in accordance with the GDPR principles.
- The fundamental purposes for joint processing are consistent with those outlined in this notice (e.g., managing the recruitment and hiring process, evaluating candidates/job applicants for international roles, and compliance with legal obligations).
- You may exercise your rights under the GDPR (as detailed in the “What Are Your Rights Under the GDPR?” section) in respect of and against either DCiE or DIL. We will coordinate to ensure your requests are handled effectively.
1.3 Data Protection Coordinator (DCiE Contact Point)
Address
Address
Daikin Chemical Europe GmbH, Data Protection Coordinator, Am Wehrhahn 50, 40211 Düsseldorf, Germany
1.4 Data Protection Officer (DPO)
You may also reach the Global Data Protection Officer:
Address
Address
Daikin Industries Ltd., Data Protection Officer, Osaka Umeda Twin Towers South, 1-13-1 Umeda, Kita-ku, Osaka, Japan 530-0001
2. What Personal Data Do We Process and Where Do We Get It From?
We process various categories of your personal data, which we primarily collect directly from you when you apply for a job. We may also receive data from other sources as described below.
The personal data we process about you will differ based on the role you are applying for and the specific requirements of the recruitment process.
a. Data Received Directly from You or Generated through Your Application
Data Category
Description / Example
Data Category
Identification Data
Description / Example
Name, surname, title, date of birth, nationality, photograph, and other data included in your CV/resume, application form, or ID/passport (if required during the hiring process).
Data Category
Contact Information
Description / Example
Address, email address(es), phone number(s).
Data Category
Recruitment-Related Data
Description / Example
Job application date, desired start date, application history, source of application (e.g., job board, referral), interview notes, assessment results, and salary expectations.
Data Category
Financial Data
Description / Example
Bank details (e.g., IBAN, BIC) only if needed for reimbursement of expenses incurred during the recruitment process (e.g., travel expenses).
Data Category
Qualification and Education Data
Description / Example
Educational background, professional qualifications, certifications, and details from your CV/resume, cover letter, or online professional profiles.
Data Category
Professional Experience Data
Description / Example
Previous employers, job titles, responsibilities, and dates of employment.
Data Category
IT Usage Data
Description / Example
IP address, logs, and other online identifiers when you interact with online platforms, such as job portals and video conferencing tools.
Data Category
Communication Data
Description / Example
Emails, instant messages, and call logs related to your application.
Data Category
Consent Data
Description / Example
Records of any consents you have provided (e.g., for processing your data for future job openings).
Data Category
Special Categories of Data
Description / Example
Any sensitive data you voluntarily provide, such as information about a disability, for the purpose of requesting accommodations during the recruitment process.
b. Data Received from External Sources
Third Party
Data Category / Example
Third Party
Administrative, Regulatory, and Judicial Authorities (e.g., Labor Courts, Data Protection Authorities)
Data Category / Example
Information related to any complaints, legal claims, or lawsuits filed by or against you concerning the recruitment process.
Third Party
Recruitment Agencies/Job Boards
Data Category / Example
Your CV/resume, contact information, and professional history if you applied through a third party.
Third Party
Professional References
Data Category / Example
Information about your professional qualifications and experience provided by individuals you have listed as references.
Third Party
Online Professional Networks (e.g., LinkedIn)
Data Category / Example
Publicly available professional information from your profile.
Third Party
Daikin Group Companies
Data Category / Example
Your application history or details from previous applications within the Daikin Group.
c. References’ Personal Data
When you provide personal data for your professional references, such as their name, job title, and contact information, you confirm that they have been informed and agreed to act as a reference for you. We will process their information based on our legitimate interest to verify the details of your application.
3. Why and on What Legal Basis Do We Process Your Personal Data?
We process your personal data for the following purposes based on the legal bases outlined in the GDPR. Should we intend to further process your data for a purpose other than those for which it was originally collected, we will provide you with information on that new purpose and any other relevant information prior to such further processing, in accordance with legal requirements.
a. Legal Basis and Purpose of Processing of Personal Data
Legal Basis
Description / Example / Purpose
Legal Basis
For the pre-contractual measures at your request
(Art. 6 (1)(b) GDPR)
Description / Example / Purpose
- Processing your job application and managing the recruitment process.
- Evaluating your suitability for a role, including assessing your qualifications, skills, and experience against the requirements of the position.
- Communicating with you about your application, including scheduling interviews, providing updates, and extending an offer.
- Conducting interviews, assessments, and reference checks.
- Verifying the information you have provided in your application.
- Processing expense claims for interviews.
Legal Basis
To comply with our legal obligations
(Art. 6(1)(c) GDPR)
Description / Example / Purpose
- Fulfilling legal requirements related to recruitment and labor law, such as anti-discrimination laws.
- Complying with record-keeping and reporting obligations.
- Responding to requests from administrative, regulatory and judicial authorities.
Legal Basis
Based on our legitimate interests
(Art. 6(1)(f) GDPR)
Description / Example / Purpose
We process your data when it is necessary for our legitimate interests or the legitimate interests of third parties, provided your interests and fundamental rights do not override those interests. These include:
- Managing our recruitment and talent acquisition processes efficiently.
- Ensuring the security and integrity of our IT systems used for recruitment.
- Establishing, exercising, or defending legal or administrative claims, complaints or reports related to the recruitment process.
- Analyzing and improving our recruitment processes, e.g., to understand how long the process takes.
- Corporate management, communication, information and knowledge sharing, and administration within the Daikin Group related to the recruitment process.
Legal Basis
Based on your consent
(Art. 6(1)(a) GDPR)
Description / Example / Purpose
We may process your data based on your voluntary consent for specific purposes, such as using your data for future job openings and adding you to our talent pool.
b. Legal Basis and Purpose of Processing of Special Categories of Personal Data
Personal data revealing racial or ethnic origin, political opinions, religious or philosophical beliefs, or trade union membership, and genetic data, biometric data for the purpose of uniquely identifying a natural person, data concerning health, or data concerning a natural person’s sex life or sexual orientation are defined as special categories of personal data under the GDPR.
Normally, we do not require or process any special categories of personal data from candidates/job applicants. We strongly advise you not to voluntarily share such data unless it is strictly necessary for your application.
In the rare and exceptional cases where we may process such data, we do so under the following legal bases:
Legal Basis
Description / Example / Purpose
Legal Basis
Necessary for the establishment, exercise or defense of legal claims
(Art. 9(2)(f) GDPR)
Description / Example / Purpose
Processing data provided by you or a third party (e.g., a court or administrative authority) that is relevant to a potential or ongoing legal dispute related to your application. This may include processing data related to a discrimination claim you have filed against us or in defense of a claim made by a third party.
Legal Basis
Based on your explicit consent
(Art. 9(2) (a) GDPR)
Description / Example / Purpose
If you voluntarily provide us with special categories of personal data (e.g., information about a disability) for the purpose of requesting accommodations during the recruitment process, we will process this data based on your explicit consent.
Legal Basis
Vital Interests
(Art. 9(2)(c) GDPR)
Description / Example / Purpose
In life-threatening emergency situations on our premises (e.g., a medical incident during an interview) where you are physically or legally incapable of giving consent.
If your explicit consent is needed for processing a specific category of personal data, we will ask you separately, ensuring you understand what you are agreeing to and any impact of not consenting.
4. Who Receives Your Personal Data?
Your personal data will be accessible to authorized personnel within DCiE who are involved in the hiring process. We may also share your data with the following categories of recipients:
- Daikin Group Companies: For internal administrative purposes and, as described in the “Joint Data Controllership” section, with the respective DCiE entity and DIL when your application is being considered for an international or senior position.
- External Suppliers and Service Providers (Processors): Those who process data on our behalf, with whom we have data processing agreements in place and in accordance with Art. 28 GDPR, such as:
- IT service providers (e.g., for our applicant tracking system, including HRworks, and video conferencing tools, e.g., Google Meet).
- Recruitment agencies and job board administrators.
- Cloud service providers.
- Public Authorities: When we are legally obligated to disclose data (e.g., labor courts, a notary public), if a lawsuit or legal claim is filed related to your application.
- Professional Advisors: Such as legal counsels, accountants, and auditors.
5. Is Your Data Transferred to Third Countries?
As our business operates worldwide, your personal data may be shared with other companies within the Daikin Group located outside the European Economic Area (EEA), especially in Japan. Some of our suppliers and service providers may also have staff or systems outside the EEA, e.g., USA. This means your personal data could be transferred to countries with less strict data protection laws than your own.
These transfers will only occur if there is an adequate level of data protection in the third country (as determined by the European Commission, including Japan), or if appropriate safeguards are in place, such as Standard Contractual Clauses approved by the European Commission, or another legally permissible mechanism under the GDPR. You can request information about the specific safeguards in place by contacting the DPO or DPC.
6. How Long Do We Keep Your Personal Data?
We will retain your personal data only for as long as necessary to fulfill the recruitment purposes for which it was collected or as required to comply with statutory legal obligations (such as labor and anti-discrimination laws).
a. Data from Unsuccessful Applications
If your application for a specific position is unsuccessful, we will retain your personal data for a limited period to ensure we can demonstrate that the recruitment process was conducted in a fair and transparent manner in the event of a legal claim.
- Retention Period: We generally retain this data for up to 6 months (or 180 days) following the final decision.
- Local Variations: This period may vary depending on the local laws and statutes of limitation of the specific DCiE entity to which you applied.
b. Data in the Talent Pool (Where Applicable)
In some cases, and only where offered by the respective DCiE entity, you may have the opportunity to join our Talent Pool.
- Purpose: If you provide your explicit consent to join a Talent Pool, we will retain your personal data to consider you for future vacancies that match your profile.
- Retention Period: Where this practice is available, we typically retain your data for up to 1 year from the date of your consent, unless a different duration is specified at the time of collection by the local entity.
- Renewal: If applicable, we may contact you before the end of this period to ask if you wish to remain in the pool. If we do not receive a response or a renewed consent, your data will be securely deleted.
You have the right to withdraw your consent for the Talent Pool at any time, in which case your data will be removed from that specific database.
7. What Are Your Rights Under the GDPR?
You have the following rights regarding your personal data:
- Right to Access (Art. 15 GDPR): You have the right to request information about the personal data we process about you.
- Right to Rectification (Art. 16 GDPR): You have the right to request the correction of inaccurate or incomplete personal data.
Please note that you must inform DCE when your personal details change, like your address or bank account information to keep your data accurate and current. - Right to Erasure (“Right to be Forgotten”) (Art. 17 GDPR): You have the right to request the deletion of your personal data under certain circumstances.
- Right to Restriction of Processing (Art. 18 GDPR): You have the right to request the restriction of the processing of your personal data under certain circumstances.
- Right to Data Portability (Art. 20 GDPR): You have the right to receive your personal data in a structured, commonly used, and machine-readable format and to transmit it to another controller.
- Right to Object (Art. 21 GDPR): You have the right to object to the processing of your personal data based on our legitimate interests, including direct marketing.
- Right to Withdraw Consent (Art. 7(3) GDPR): If the processing of your data is based on your consent, you have the right to withdraw it at any time, without affecting the lawfulness of processing based on consent before its withdrawal.
- Right to Lodge a Complaint with a Supervisory Authority (Art. 77 GDPR): You have the right to lodge a complaint with the competent data protection supervisory authority if you believe that our processing of your personal data infringes the GDPR. The competent supervisory authorities for the respective DCiE entities are:
Entity
Competent Supervisory Authority
Entity
Daikin Chemical Europe GmbH
Competent Supervisory Authority
LDI NRW: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (Germany)
Entity
Daikin Refrigerants Frankfurt GmbH
Competent Supervisory Authority
Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (Germany)
Entity
Daikin Chemical France S.A.S.
Competent Supervisory Authority
CNIL: Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (France)
Entity
Daikin Compounding Italy S.p.A.
Competent Supervisory Authority
8. How Can You Exercise Your Rights?
To exercise your rights, please contact our DPO or DPC. We will respond to your request in accordance with the GDPR.
9. Provision of Personal Data
The provision of certain personal data is necessary to process your job application and for us to enter into a potential employment contract with you. For example, we cannot evaluate your application without your contact details, CV, and qualifications. If you do not provide this data, we may not be able to process your application or consider you for the position.
Providing other data is voluntary.
10. Automated Decision-Making
We do not use automated decision-making, including profiling, that produces legal effects concerning you or similarly significantly affects you.
11. Updates to this Notice
We may change or update this notice at any time or periodically to reflect changes in our data processing practices or legal requirements.
You can always find the most recent version of this notice available here.
Last Updated: March 16, 2026
DATENSCHUTZHINWEIS FÜR BEWERBER/STELLENINTERESSENTEN
Informationen gemäß Artikel 13 und 14 der Allgemeinen Datenschutzverordnung (EU) 2016/679 („DSGVO“)
Einleitung
Die Daikin Chemical Europe GmbH und ihre europäischen Tochtergesellschaften, die Daikin Refrigerants Frankfurt GmbH, die Daikin Chemical France S.A.S. und die Daikin Compounding Italy S.p.A. (ehem. Heroflon S.p.A.) (nachfolgend zusammenfassend als „DCiE“, „wir“ oder „uns“ bezeichnet) sind dem Schutz der Privatsphäre und der Sicherheit Ihrer personenbezogenen Daten in höchstem Maße verpflichtet.
Dieser Hinweis erläutert, wie wir Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen unseres Einstellungs- und Bewerbungsprozesses (nachfolgend „Sie“ oder „Ihre“) erheben, verarbeiten, nutzen und speichern.
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten in Übereinstimmung mit der DSGVO und anderen anwendbaren Datenschutzgesetzen.
1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?
1.1 Verantwortliche Stellen
Die primär für Ihre personenbezogenen Daten verantwortliche Stelle ist das spezifische DCiE-Unternehmen, mit dem Sie direkten Kontakt haben. Diese Unternehmen sind:
Name des Unternehmens
Adresse
Name des Unternehmens
Daikin Chemical Europe GmbH
Adresse
Am Wehrhahn 50, 40211 Düsseldorf, Germany
Name des Unternehmens
Daikin Refrigerants Frankfurt GmbH
Adresse
Industriepark Höchst, Gebäude D821, 65926 Frankfurt am Main, Germany
Name des Unternehmens
Daikin Chemical France S.A.S.
Adresse
Chemin de la Volta, 69492 Pierre-Bénite Cedex, France
Name des Unternehmens
Daikin Compounding Italy S.p.A.
Adresse
Via A. De Gasperi, 25060 Collebeato (BS), Italy
1.2 Gemeinsame Verantwortlichkeit
Obwohl das jeweilige DCiE-Unternehmen im Allgemeinen die alleinige verantwortliche Stelle für Ihre personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung ist, gibt es spezifische Situationen, in denen DCiE-Unternehmen und Daikin Industries, Ltd. („DIL“) mit Sitz in Japan als gemeinsame verantwortliche Stellen (Joint Data Controllers) fungieren können. Dies bedeutet, dass DCiE-Unternehmen und DIL für bestimmte begrenzte Verarbeitungstätigkeiten gemeinsam die Zwecke und Mittel der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten festlegen.
Diese Ausnahmefälle betreffen in erster Linie Bewerber/Stelleninteressenten, die für eine internationale oder eine leitende Position innerhalb der Daikin Gruppe in Betracht gezogen werden. In diesen Fällen können Entscheidungen bezüglich Ihrer Bewerbung, einschließlich Vorstellungsgesprächen, Beurteilungen und Angeboten, gemeinsam von DCiE und DIL getroffen werden.
Wesentliche Punkte der Vereinbarung zur Gemeinsamen Verantwortlichkeit
Im Rahmen dieser Vereinbarungen zur gemeinsamen Verantwortlichkeit regeln DCiE und DIL ihre jeweiligen Zuständigkeiten zur Einhaltung der DSGVO, insbesondere hinsichtlich der Ausübung Ihrer Datenschutzrechte. Dadurch wird sichergestellt, dass:
- Sowohl DCiE als auch DIL sich dem Schutz Ihrer personenbezogenen Daten gemäß den DSGVO-Grundsätzen verpflichtet fühlen.
- Die grundlegenden Zwecke der gemeinsamen Verarbeitung mit denen in diesem Hinweis dargelegten übereinstimmen (z. B. Verwaltung des Einstellungs- und Bewerbungsprozesses, Beurteilung von Bewerbern/Stelleninteressenten für internationale Rollen und Einhaltung gesetzlicher Verpflichtungen).
- Sie Ihre Rechte nach der DSGVO (wie im Abschnitt „Welche Rechte haben Sie nach der DSGVO?“ dargelegt) gegenüber entweder DCiE oder DIL geltend machen können. Wir werden uns abstimmen, um sicherzustellen, dass Ihre Anfragen effektiv bearbeitet werden.
1.3 Datenschutzkoordinator (DCiE Kontaktstelle)
Für die Ausübung Ihrer Datenschutzrechte und für allgemeine Anfragen wenden Sie sich bitte an:
Adresse
Adresse
Daikin Chemical Europe GmbH, Data Protection Coordinator, Am Wehrhahn 50, 40211 Düsseldorf, Deutschland
1.4 Datenschutzbeauftragter (DPO)
Sie können sich auch an den Globalen Datenschutzbeauftragten wenden:
Adresse
Adresse
Daikin Industries Ltd., Data Protection Officer, Osaka Umeda Twin Towers South, 1-13-1 Umeda, Kita-ku, Osaka, Japan 530-0001
2. Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir und woher erhalten wir diese?
Wir verarbeiten verschiedene Kategorien Ihrer personenbezogenen Daten, die wir hauptsächlich direkt von Ihnen erheben, wenn Sie sich um eine Stelle bewerben. Wir können auch Daten aus anderen Quellen erhalten, wie unten beschrieben.
Die von uns über Sie verarbeiteten personenbezogenen Daten unterscheiden sich je nach der Rolle, für die Sie sich bewerben, und den spezifischen Anforderungen des Einstellungsprozesses.
a. Daten, die wir direkt von Ihnen erhalten oder die durch Ihre Bewerbung generiert werden
Datenkategorie
Beschreibung / Beispiel
Datenkategorie
Identifikationsdaten
Beschreibung / Beispiel
Name, Nachname, Titel, Geburtsdatum, Nationalität, Foto und andere Daten, die in Ihrem Lebenslauf/Ihrer Bewerbung oder Ihrem Personalausweis/Reisepass enthalten sind (falls im Rahmen des Einstellungsprozesses erforderlich).
Datenkategorie
Kontaktinformationen
Beschreibung / Beispiel
Adresse, E-Mail-Adresse(n), Telefonnummer(n).
Datenkategorie
Bewerbungsbezogene Daten
Beschreibung / Beispiel
Datum der Bewerbung, gewünschtes Eintrittsdatum, Bewerbungshistorie, Quelle der Bewerbung (z. B. Jobbörse, Empfehlung), Interviewnotizen, Bewertungsergebnisse und Gehaltsvorstellungen.
Datenkategorie
Finanzdaten
Beschreibung / Beispiel
Bankverbindung (z. B. IBAN, BIC) nur, wenn dies zur Erstattung von Kosten erforderlich ist, die Ihnen im Rahmen des Einstellungsprozesses entstanden sind (z. B. Reisekosten).
Datenkategorie
Qualifikations- und Bildungsdaten
Beschreibung / Beispiel
Bildungshintergrund, berufliche Qualifikationen, Zertifizierungen und Angaben aus Ihrem Lebenslauf/Ihrer Bewerbung, Ihrem Anschreiben oder Online-Berufsprofilen.
Datenkategorie
Berufserfahrungsdaten
Beschreibung / Beispiel
Frühere Arbeitgeber, Berufsbezeichnungen, Verantwortlichkeiten und Beschäftigungsdaten.
Datenkategorie
IT-Nutzungsdaten
Beschreibung / Beispiel
IP-Adresse, Protokolle (Logs) und andere Online-Kennungen, wenn Sie mit Online-Plattformen, wie Jobportalen und Videokonferenz-Tools, interagieren.
Datenkategorie
Kommunikationsdaten
Beschreibung / Beispiel
E-Mails, In-App-Kommunikation und Anrufprotokolle im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung.
Datenkategorie
Einwilligungsdaten
Beschreibung / Beispiel
Aufzeichnungen über von Ihnen erteilte Einwilligungen (z. B. zur Verarbeitung Ihrer Daten für zukünftige Stellenangebote).
Datenkategorie
Besondere Kategorien von Daten
Beschreibung / Beispiel
Alle sensiblen Daten, die Sie freiwillig angeben, wie z. B. Informationen unter anderem zu einer vorliegenden Behinderung, sofern diese dazu dienen, individuelle Unterstützung und Barrierefreiheit während des Rekrutierungsprozesses zu gewährleisten.
b. Daten, die von externen Quellen erhalten werden
Dritter
Datenkategorie / Beispiel
Dritter
Verwaltungs-, Aufsichts- und Justizbehörden (z. B. Arbeitsgerichte, Datenschutzbehörden)
Datenkategorie / Beispiel
Informationen im Zusammenhang mit Beschwerden, Rechtsansprüchen oder Klagen, die von Ihnen oder gegen Sie in Bezug auf den Einstellungsprozess eingereicht wurden.
Dritter
Personalvermittlungsagenturen/Jobbörsen
Datenkategorie / Beispiel
Ihr Lebenslauf / Ihre Bewerbung, Kontaktdaten und beruflicher Werdegang, sofern uns diese durch externe Drittanbieter übermittelt wurden
Dritter
Berufliche Referenzen
Datenkategorie / Beispiel
Informationen über Ihre beruflichen Qualifikationen und Erfahrungen, die die durch von Ihnen angegebene Referenzkontakte übermittelt wurden
Dritter
Online-Berufsnetzwerke (z. B. LinkedIn)
Datenkategorie / Beispiel
Öffentlich zugängliche berufsbezogene Informationen aus Ihrem Profil.
Dritter
Unternehmen der Daikin Gruppe
Datenkategorie / Beispiel
Ihre Bewerbungshistorie oder Details aus früheren Bewerbungen innerhalb der Daikin Gruppe.
c. Personenbezogene Daten von Referenzen
Sofern Sie personenbezogene Daten zu Ihren Referenzpersonen bereitstellen (z. B. Name, Positionsbezeichnung und Kontaktdaten), bestätigen Sie damit, dass die betreffenden Personen vorab informiert wurden und ihre Einwilligung erteilt haben, als Referenz anzugeben zu werden. Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der Verifizierung Ihrer Bewerbungsangaben.
3. Warum und auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zu den folgenden Zwecken, basierend auf den in der DSGVO dargelegten Rechtsgrundlagen. Sollten wir beabsichtigen, Ihre Daten für einen anderen Zweck als den ursprünglich erhobenen weiterzuverarbeiten, werden wir Ihnen vor dieser weiteren Verarbeitung Informationen über diesen neuen Zweck sowie alle anderen relevanten Informationen gemäß den gesetzlichen Anforderungen zur Verfügung stellen.
a. Rechtsgrundlage und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten
Rechtsgrundlage
Beschreibung / Beispiel / Zweck
Rechtsgrundlage
Für vorvertragliche Maßnahmen auf Ihren Antrag hin
(Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
Beschreibung / Beispiel / Zweck
- Bearbeitung Ihrer Bewerbung und Verwaltung des Einstellungsprozesses.
- Bewertung Ihrer Eignung für eine Stelle, einschließlich der Beurteilung Ihrer Qualifikationen, Fähigkeiten und Erfahrungen anhand der Anforderungen der Position.
- Kommunikation mit Ihnen bezüglich Ihrer Bewerbung, einschließlich der Terminierung von Vorstellungsgesprächen, Informationen zum Stand des Bewerbungsverfahrens sowie der Unterbreitung eines Vertragsangebots.
- Durchführung von Vorstellungsgesprächen, Beurteilungen und Einholung von Referenzen.
- Prüfung der in Ihrer Bewerbung enthaltenen Angaben.
- Bearbeitung von Spesenerstattungsansprüchen für Vorstellungsgespräche.
Rechtsgrundlage
Zur Erfüllung unserer rechtlichen Verpflichtungen
(Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)
Beschreibung / Beispiel / Zweck
- Erfüllung gesetzlicher Anforderungen in Bezug auf Einstellung und Arbeitsrecht, wie z. B. Anti-Diskriminierungsgesetze.
- Einhaltung von Aufbewahrungs- und Berichtspflichten.
- Beantwortung von Anfragen von Verwaltungs-, Aufsichts- und Justizbehörden.
Rechtsgrundlage
Aufgrund unserer berechtigten Interessen
(Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)
Beschreibung / Beispiel / Zweck
Wir verarbeiten Ihre Daten, wenn dies für unsere berechtigten Interessen oder die berechtigten Interessen Dritter erforderlich ist, sofern Ihre Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten diese nicht überwiegen. Dazu gehören:
- Effiziente Verwaltung unserer Einstellungs- und Talentakquise-Prozesse.
- Gewährleistung der Sicherheit und Integrität unserer für die Einstellung genutzten IT-Systeme.
- Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechts- oder Verwaltungsansprüchen, Beschwerden oder Anzeigen im Zusammenhang mit dem Berwerbungsprozess.
- Analyse und Verbesserung unserer Bewerbungsprozesse, z. B. zur Ermittlung der Dauer des Prozesses.
- Unternehmensmanagement, Kommunikation, Informations- und Wissensaustausch sowie Verwaltung innerhalb der Daikin Gruppe im Zusammenhang mit dem Bewerbungsprozess.
Rechtsgrundlage
Aufgrund Ihrer Einwilligung
(Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)
Beschreibung / Beispiel / Zweck
Wir können Ihre Daten auf Grundlage Ihrer freiwilligen Einwilligung für bestimmte Zwecke verarbeiten, wie z. B. die Nutzung Ihrer Daten für zukünftige Stellenangebote und die Aufnahme in unseren Talent-Pool.
b. Rechtsgrundlage und Zweck der Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten
Personenbezogene Daten, aus denen die rassische und ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen oder die Gewerkschaftszugehörigkeit hervorgehen, sowie genetische Daten, biometrische Daten zur eindeutigen Identifizierung einer natürlichen Person, Gesundheitsdaten oder Daten zum Sexualleben oder zur sexuellen Orientierung einer natürlichen Person, werden als besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne der DSGVO definiert.
Grundsätzlich benötigen oder verarbeiten wir keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten von Bewerbern/Stelleninteressenten. Wir bitten Sie, von der Übermittlung solcher Daten abzusehen, sofern diese nicht für die Prüfung Ihrer Bewerbung zwingend erforderlich sind.
Die Verarbeitung dieser Daten in begründeten Ausnahmefällen basiert auf folgenden Rechtsgrundlagen:
Rechtsgrundlage
Beschreibung / Beispiel / Zweck
Rechtsgrundlage
Notwendig zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen
(Art. 9 Abs. 2 lit. f DSGVO)
Beschreibung / Beispiel / Zweck
Verarbeitung von Daten, die von Ihnen oder einem Dritten (z. B. einem Gericht oder einer Verwaltungsbehörde) bereitgestellt werden und die für einen potenziellen oder laufenden Rechtsstreit im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung relevant sind. Dies kann die Verarbeitung von Daten im Zusammenhang mit einer von Ihnen gegen uns eingereichten Diskriminierungsklage oder zur Verteidigung gegen eine Klage Dritter umfassen.
Rechtsgrundlage
Aufgrund Ihrer ausdrücklichen Einwilligung
(Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO)
Beschreibung / Beispiel / Zweck
Wenn Sie uns freiwillig sensible Daten (wie Informationen über eine Behinderung) mitteilen, um eine barrierefreie Gestaltung des Auswahlverfahrens zu ermöglichen, erfolgt die Verarbeitung dieser Daten auf Basis Ihrer ausdrücklichen Einwilligung.
Rechtsgrundlage
Schutz lebenswichtiger Interessen
(Art. 9 Abs. 2 lit. c DSGVO)
Beschreibung / Beispiel / Zweck
In lebensbedrohlichen Notfallsituationen in unseren Räumlichkeiten (z. B. ein medizinischer Zwischenfall während eines Vorstellungsgesprächs), in denen die betroffene Person aus physischen oder rechtlichen Gründen außerstande ist, eine Einwilligung zu erteilen.
Die Einholung etwaiger Einwilligungserklärungen erfolgt separat und unter Angabe des konkreten Verarbeitungszwecks. Hierbei werden Sie ausdrücklich auf die Freiwilligkeit der Angabe sowie Ihr Recht auf Widerruf hingewiesen.
4. Wer erhält Ihre personenbezogenen Daten?
Der Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten ist innerhalb von DCiE auf die zuständigen Mitarbeitenden beschränkt, die unmittelbar in den Auswahlprozess eingebunden sind. Darüber hinaus können Ihre Daten an die folgenden Kategorien von Empfängern übermittelt werden:
- Unternehmen der Daikin Gruppe: Für interne Verwaltungszwecke und, wie im Abschnitt „Gemeinsame Verantwortlichkeit“ beschrieben, an das jeweilige DCiE-Unternehmen und DIL, wenn Ihre Bewerbung für eine internationale oder eine leitende Position in Betracht gezogen wird.
- Externe Kooperationspartner und Dienstleister (Auftragsverarbeiter): Die Daten in unserem Auftrag verarbeiten und mit denen wir Auftragsverarbeitungsverträge gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen haben, wie zum Beispiel:
- IT-Dienstleister (z. B. für unser Bewerber-Tracking-System, einschließlich HRworks, und Videokonferenz-Tools, z. B. Google Meet).
- Personalvermittlungsagenturen und Jobbörsenbetreiber.
- Cloud-Dienstleister.
- Öffentliche Behörden: Wenn wir gesetzlich zur Offenlegung von Daten verpflichtet sind (z. B. Arbeitsgerichte, ein Notar), falls eine Klage oder ein Rechtsanspruch im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung eingereicht wird.
- Externe Fachberater: Wie Rechtsberater, Wirtschaftsprüfer und Buchhalter.
5. Werden Ihre Daten in Drittländer übermittelt?
Aufgrund unserer globalen Geschäftstätigkeit können Ihre personenbezogenen Daten an andere Unternehmen der Daikin Gruppe außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR), insbesondere nach Japan, übermittelt werden. Einige unserer Kooperationspartner und Dienstleister haben möglicherweise auch Mitarbeiter oder Systeme außerhalb des EWR, z. B. in den USA. Dies bedeutet, dass Ihre personenbezogenen Daten in Länder mit weniger strengen Datenschutzgesetzen als in Ihrem eigenen Land übermittelt werden könnten.
Diese Übermittlungen erfolgen nur, wenn in dem Drittland ein angemessenes Datenschutzniveau besteht (wie von der Europäischen Kommission, einschließlich Japan, festgestellt) oder wenn geeignete Garantien vorhanden sind, wie von der Europäischen Kommission genehmigte Standardvertragsklauseln oder ein anderer nach der DSGVO zulässiger Rechtsmechanismus. Sie können Informationen über die spezifischen vorhandenen Garantien erhalten, indem Sie sich an den Datenschutzbeauftragten (DPO) oder den Datenschutzkoordinator (DPC) wenden.
6. Wie lange speichern wir Ihre personenbezogenen Daten?
Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie es für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten (insbesondere nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz – AGG) eine längere Speicherung vorschreiben
a. Daten von erfolglosen Bewerbungen
Wenn Ihre Bewerbung für eine bestimmte Stelle erfolglos ist, speichern wir Ihre personenbezogenen Daten für einen begrenzten Zeitraum, um sicherzustellen, dass wir den Einstellungsprozess im Falle eines Rechtsanspruchs fair und transparent durchgeführt haben.
- Speicherdauer: Wir speichern diese Daten im Allgemeinen für einen Zeitraum von bis zu 6 Monate (oder 180 Tage) nach der endgültigen Entscheidung.
- Lokale Abweichungen: Dieser Zeitraum kann je nach den lokalen Gesetzen und Verjährungsfristen des jeweiligen DCiE-Unternehmens, bei dem Sie sich beworben haben, variieren.
b. Daten im Talent Pool (falls zutreffend)
Je nach Standort und Verfügbarkeit bieten wir Ihnen an, Ihre Bewerbung in unserem Talent-Pool zu speichern, um Sie über zukünftige Karrierechancen zu informieren.
- Zweck: Wenn Sie Ihre ausdrückliche Einwilligung zur Aufnahme in einen Talent Pool erteilen, speichern wir Ihre personenbezogenen Daten, um Sie für zukünftige offene Stellen zu berücksichtigen, die Ihrem Profil entsprechen.
- Speicherdauer: Sofern dieses Verfahren vorgesehen ist, speichern wir Ihre Daten in der Regel für bis zu ein Jahr ab dem Datum Ihrer Einwilligung – es sei denn, die zuständige Stelle gibt zum Zeitpunkt der Erhebung eine abweichende Dauer an.
- Verlängerung: Gegebenenfalls werden wir vor Ablauf dieses Zeitraums erneut Kontakt mit Ihnen aufnehmen, um Ihr Interesse an einem Verbleib in unserem Talent-Pool abzufragen. Sollte keine Rückmeldung oder erneute Einwilligung erfolgen, werden Ihre Daten ordnungsgemäß und datenschutzkonform gelöscht.
Sie haben das Recht, Ihre Einwilligung für den Talent Pool jederzeit zu widerrufen. In diesem Fall werden Ihre Daten aus dieser spezifischen Datenbank entfernt.
7. Welche Rechte haben Sie nach der DSGVO?
Sie haben die folgenden Rechte bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten:
- Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO): Sie haben das Recht, Auskunft über die personenbezogenen Daten zu verlangen, die wir über Sie verarbeiten.
- Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Sie haben das Recht, die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen.
Bitte informieren Sie uns umgehend über Änderungen Ihrer persönlichen Daten (z. B. Anschrift oder Erreichbarkeit), damit wir die Richtigkeit und Aktualität Ihrer Informationen dauerhaft gewährleisten können. - Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“) (Art. 17 DSGVO): Sie haben das Recht, unter bestimmten Umständen die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Sie haben das Recht, unter bestimmten Umständen die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.
- Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie haben das Recht, Ihre personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und sie an einen anderen Verantwortlichen zu übermitteln.
- Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Sie haben das Recht, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, die auf unseren berechtigten Interessen beruht, einschließlich Direktmarketing, zu widersprechen.
- Recht auf Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Wenn die Verarbeitung Ihrer Daten auf Ihrer Einwilligung beruht, haben Sie das Recht, diese jederzeit zu widerrufen, ohne die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung zu berühren.
- Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO): Sie haben das Recht, eine Beschwerde bei der zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde einzureichen, wenn Sie der Ansicht sind, dass unsere Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt. Die zuständigen Aufsichtsbehörden für die jeweiligen DCiE-Einheiten sind:
Unternehmen
Zuständige Aufsichtsbehörde
Unternehmen
Daikin Chemical Europe GmbH
Zuständige Aufsichtsbehörde
LDI NRW: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (Deutschland)
Unternehmen
Daikin Refrigerants Frankfurt GmbH
Zuständige Aufsichtsbehörde
Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (Deutschland)
Unternehmen
Daikin Chemical France S.A.S.
Zuständige Aufsichtsbehörde
CNIL: Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (Frankreich)
Unternehmen
Daikin Compounding Italy S.p.A.
Zuständige Aufsichtsbehörde
8. Wie können Sie Ihre Rechte ausüben?
Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an unseren DPO oder DPC. Wir werden auf Ihre Anfrage gemäß der DSGVO antworten.
9. Bereitstellung personenbezogener Daten
Die Bereitstellung bestimmter personenbezogener Daten ist für die Durchführung des Auswahlverfahrens und die mögliche Begründung eines Arbeitsverhältnisses erforderlich. Ohne Angaben zu Ihren Kontaktdaten, Ihrem Lebenslauf und Ihren Qualifikationen können wir Ihre Eignung für die jeweilige Position nicht prüfen. Eine Nichtbereitstellung dieser Daten führt dazu, dass wir Ihre Bewerbung im Auswahlprozess nicht berücksichtigen können.
Die Bereitstellung anderer Daten ist freiwillig.
10. Automatisierte Entscheidungsfindung
Wir verwenden keine automatisierte Entscheidungsfindung, einschließlich Profiling, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt.
11. Aktualisierungen dieses Hinweises
Wir können diesen Hinweis jederzeit oder in regelmäßigen Abständen ändern oder aktualisieren, um Änderungen unserer Datenverarbeitungspraktiken oder gesetzlicher Anforderungen Rechnung zu tragen.
Die aktuellste Version dieses Hinweises finden Sie stets hier.
Letzte Aktualisierung: 16. März 2026