Privacy Statement

Introduction

This Privacy Statement contains information about the personal data of our business partners we, Daikin Chemical Europe GmbH, Am Wehrhahn 50, 40211 Düsseldorf, Germany, collect, process and use in the course of our business activity.

We take protection of your personal data very seriously. Therefore, we process your personal data in compliance with the applicable data protection rules, in particular the General Data Protection Regulation ("GDPR").

Processing of Personal Data for Business Purposes

We process only such personal data as provided to us in the course of our business relations. The purpose of the processing depends on the inquiry or business transaction.

We process personal data primarily for the performance of contractual obligations (Art. 6 para. 1 lit. b GDPR), in particular for the initiation of business and the fulfilment of contracts. Such activities include, for example, the preparation of quotes, invoicing, customer service, technical service and responding to general requests. If the data subject is not contractual partner, but e.g. the employee of a business partner, the personal data are processed based on legitimate interests (Art. 6 para. 1 lit. f GDPR) with the same purpose.

Furthermore, we process personal data for the following legitimate interests (Art. 6 para. 1 lit. f GDPR): maintenance of business relationships, product monitoring, IT security and legal claims and disputes.

Depending on the type of inquiry or business transaction, we store your personal data in our communication systems, CRM and ERP system, to the extent required for the respective purpose, in accordance with standard business practices.

Only if it is part of our business relation, or if we have obtained your consent (Art. 6 para. 1 lit. a GDPR), we will process your personal data for the purpose of informing and advising about our products and services, for market research, customer satisfaction analysis and pass them on to third parties.

We can also pass on your personal data to third parties if this is required to comply with legal obligations (Art. 6 para. 1 lit. c GDPR).

We submit inquiries to credit agencies that maintain a data pool with information regarding fraud cases, to check if the pool contains any data about our (potential) business partners, as far as this is required for the protection of legitimate interests (Art. 6 para. 1 lit. f GDPR), in particular the protection of our assets and the assets of third parties.

We do not use your personal data for automated decisions or profiling.

Transfer to Third Parties

We will not transmit your personal data without consent to any third parties, except where we are entitled or obliged by law, receive an official request by a court or authority or where we engage external data processors who support us in the performance of our goods and services, and act only on our behalf. When parts of the data processing are outsourced to external service providers, we conclude data processing agreements according to Art. 28 GDPR.

In order to handle your requests properly, and for the coordination and optimisation of our customer service we may also transfer your contact data to other companies of the Daikin Group (“Affiliates”) which are located in other jurisdictions than the jurisdiction where you are resident.). Such transfer is necessary, in particular, for the provision of our goods and services and to coordinate responses to customer requests. We have concluded data transfer agreements with standard clauses with our Affiliates. Furthermore, the data that is being transferred is subject to appropriate technical and organisational data protection measures.

Data Storage Term

Your personal data will be stored by us or our data processors only for the period necessary to carry out our services and in accordance with the applicable laws and regulations.

However, we are subject to a variety of statutory regulations on document retention. These are mainly legal provisions of the German Commercial Code (HGB) and German Tax Code (AO). The retention periods prescribed therein can amount to up to 10 years. We store your data as long as it is required by such legal provisions (for example 10 years for accounting vouchers).

In addition, there can be retention requirements resulting from contractual obligations.

After the omission of the purpose and the expiry of any applicable retention obligation, the personal data are routinely deleted in a data protection compliant manner.

Security

Technical and organisational security measures are being used in order to protect your personal data from being manipulated, lost, destructed or accessed by unauthorised persons. When personal data is collected, such data will be encrypted in transit to prevent misuse of the data by any third parties. Our security measures are continuously reviewed or improved in light of the technological development.

Your rights

You may request from us access to (Art. 15 GDPR), rectification of (Art. 16 GDPR), or erasure of (Art. 17 GDPR) your personal data in compliance with the applicable statutory provisions. Where the deletion of your personal data is not possible due to contractual or statutory requirements, in particular retention obligations based on fiscal or commercial law, personal data will be blocked (Art. 18 GDPR). In this case, further processing of your personal data is restricted. Furthermore, you have a right to data portability (Art. 20 GDPR). Where the processing of your personal data is based on legitimate interests pursuant to Art. 6 Para. 1 lit. f) GDPR, you may object to such processing (Art. 21 GDPR). You can find further information regarding the right to object below.

In case you gave your consent to the transfer of your personal data to third parties you may withdraw your consent anytime by notifying us of the withdrawal (see below). In this case, we will no longer process your personal data. The withdrawal of consent will not affect the lawfulness of processing based on consent before its withdrawal.

To exercise the aforementioned rights and/or to obtain further information, you can contact us using the "Request Form for Data Protection Related Rights", or under the following address:

Daikin Chemical Europe GmbH
Am Wehrhahn 50
40211 Düsseldorf
Germany

You can contact our data protection officer under the following address:

Data Protection Officer of Daikin Chemical Europe GmbH:
Masafumi Yamamoto,
Daikin Industries, Ltd.,
Umeda Center Bldg., 2-4-12,
Nakazaki-Nishi, Kita-ku, Osaka, 530-8323,
Japan

Please take into account that we may require a proof of your identity if you exercise the aforementioned rights.

Right to lodge a complaint with a supervisory authority

If you take the view that the processing of your personal data as laid down in this Privacy Statement infringes on the rules provided by the GDPR, you are entitled to lodge a complaint with a supervisory authority, in particular the EU Member State of your habitual residence, place of work or place of the alleged infringement (Art. 77 GDPR). Such complaint is without prejudice to any other administrative or judicial remedy.

Right to object

You have the right to object (Art. 21 GDPR), on grounds relating to your particular situation, at any time to processing of your personal data which is based on Art. 6 Para. 1 lit. f) GDPR, including profiling based on those provisions. We will no longer process the personal data unless we demonstrate compelling legitimate grounds for the processing which override your interests, rights and freedoms or for the establishment, exercise or defence of legal claims.

May 2018
Daikin Chemical Europe GmbH

Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung enthält Informationen über die personenbezogenen Daten, die wir, Daikin Chemical Europe GmbH, Am Wehrhahn 50, 40211 Düsseldorf, Deutschland von unseren Geschäftspartnern erheben und verarbeiten.

Wir nehmen den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sehr ernst. Daher verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten in Übereinstimmung mit den anzuwendenden Datenschutzgesetzen, insbesondere der EU-Datenschutz-Grundverordnung („EU-DSGVO“).

Verarbeitung von Kontaktdaten für Geschäftsbeziehungen

Wir verarbeiten nur solche personenbezogenen Daten, die Sie uns im Rahmen der Geschäftsbeziehung zur Verfügung stellen. Die Zwecke der Verarbeitung richten sich nach Ihrer Anfrage bzw. nach dem jeweiligen Geschäftsvorfall.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten in erster Linie zur Erfüllung vertraglicher Pflichten (Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO), genauer gesagt zum Zwecke der Anbahnung, Durchführung oder Erfüllung eines Vertrags. Das sind zum Beispiel auch die Angebotserstellung, die Rechnungsstellung sowie Kundendienstleistungen, technische Betreuung und Beantwortung allgemeiner Anfragen. Sollte eine betroffene Person nicht selbst Vertragspartner sein – etwa ein Mitarbeiter eines Geschäftspartners – erfolgt die Verarbeitung zu denselben Zwecken als berechtigtes Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO.

Daneben verarbeiten wir personenbezogene Daten zur Wahrung der folgenden berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO): Pflege der Geschäftsbeziehung, Produktüberwachung, Gewährleistung des IT-Betriebs und Sicherheit sowie Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten.

Je nach Art des Geschäftsvorfalls bzw. nach Ihrer Anfrage speichern wir Ihre personenbezogenen Daten in dem erforderlichen Umfang im Rahmen der Zweckbindung und der Marktüblichkeit in unseren CRM-, Kommunikations- und Warenwirtschaftssystemen.

Nur wenn dies Teil unserer vertraglichen Beziehungen ist oder sofern wir von Ihnen eine Einwilligung dazu bekommen haben (gem. Art. 6 Abs. 1 a) DSGVO), verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten zu Zwecken der Information und Beratung über Produkte und Dienstleistungen sowie zur Marktforschung und Kundenzufriedenheitsanalyse und zur Weitergabe an Dritte.

Für die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben verarbeiten wir, sofern erforderlich, Ihre personenbezogenen Daten und geben diese an Dritte weiter (Art. 6 Abs.1 c) DSGVO).

Wir fragen bei Auskunfteien in einem Datenpool mit Informationen zu Betrugssachverhalten ab, ob dort zu unseren (potentiellen) Geschäftspartnern Daten gespeichert sind, soweit dies zur Wahrung berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), in diesem Fall zum Schutz des Vermögens, von uns oder eines Dritten erforderlich ist.

Wir verwenden Ihre personenbezogenen Daten in keiner Weise zur automatisierten Entscheidungsfindung oder zum Profiling.

Übermittlung an Dritte

Grundsätzlich übermitteln wir Ihre personenbezogenen Daten nicht ohne Ihre Einwilligung an Dritte. Eine Ausnahme stellen Fälle dar, in denen wir von Rechts wegen dazu berechtigt oder verpflichtet sind, in denen eine offizielle Aufforderung seitens eines Gerichts oder einer Behörde vorliegt, oder in denen wir auf externe Auftragsdatenverarbeiter zurückgreifen, die uns bei der Bereitstellung unserer Produkte und Dienstleistungen, unter anderem unserer Webseite, unterstützen und dabei ausschließlich in unserem Auftrag handeln. Wenn wir Teile der Datenverarbeitung im Wege der Auftragsverarbeitung an Dienstleister vergeben, schließen wir mit diesen Lieferanten entsprechende Verträge zur Auftragsverarbeitung gem. Art. 28 DSGVO.

Um Ihre Anfragen zu bearbeiten, und zur Koordinierung und Optimierung der Kundenbetreuung dürfen wir Ihre Kontaktdaten an verbundene Unternehmen der Daikin-Gruppe („Schwestergesellschaften“) übermitteln. Der Gerichtsstand dieser Schwestergesellschaften kann sich von dem Gerichtstand Ihres Aufenthaltsortes unterscheiden. Eine Übermittlung ist insbesondere erforderlich, um unsere Produkte und Dienstleistungen anzubieten, und um Ihre Anfragen vollumfänglich und koordiniert zu bearbeiten. Mit den verbundenen Unternehmen, an welche Daten übermittelt werden, wurde ein Datentransfervertrag mit Standardvertragsklauseln geschlossen. Im Falle einer Übermittlung werden auch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen für den Datenschutz ergriffen.

Dauer der Speicherung

Ihre personenbezogenen Daten werden bei uns oder unseren Auftragsdatenverarbeitern in Übereinstimmung mit den maßgeblichen Gesetzen und Bestimmungen nur für die Dauer gespeichert, die notwendig ist, um unsere Dienstleistungen durchzuführen und die oben genannten Zwecke zu erfüllen.

Der Gesetzgeber hat zudem vielfältige Aufbewahrungspflichten und -fristen erlassen, die wir befolgen müssen. Diese ergeben sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO). Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen bis zu zehn Jahre. Grundsätzlich speichern wir Ihre Daten nur solange, wie es gesetzlich erforderlich ist (z.B. 10 Jahre für betriebliche Buchungsbelege).

Darüber hinaus kann es vertraglich vereinbarte Aufbewahrungspflichten geben.

Nach dem Wegfall des Verarbeitungszwecks und dem Ablauf einer gegebenenfalls anwendbaren Aufbewahrungsfrist werden die entsprechenden personenbezogenen Daten routinemäßig datenschutzkonform gelöscht.

Datensicherheit

Technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen werden eingesetzt, um Ihre personenbezogenen Daten vor Manipulation, Verlust, Zerstörung oder dem Zugriff unberechtigter Personen zu schützen. Werden personenbezogene Daten erhoben, erfolgt deren Übertragung verschlüsselt, um einem Missbrauch durch Dritte vorzubeugen. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden fortlaufend überprüft und im Hinblick auf die technologische Entwicklung verbessert.

Ihre Rechte

Sie können, in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Vorgaben, jederzeit Auskunft über (Art. 15 EU-DSGVO), sowie Berichtigung (Art. 16 EU-DSGVO) oder Löschung (Art. 17 EU-DSGVO) Ihrer personenbezogenen Daten von uns verlangen. Sollte es aufgrund von vertraglichen oder gesetzlichen Anforderungen, insbesondere handels- oder steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen, nicht möglich sein, Ihre personenbezogenen Daten zu löschen, werden diese stattdessen gesperrt (Art. 18 EU-DSGVO). Basiert die Verarbeitung Ihrer Personendaten auf berechtigten Interessen entsprechend Art. 6 Abs. 1 lit. f) EU-DSGVO, können Sie dieser Verarbeitung widersprechen (Art. 21 EU-DSGVO). Weitere Informationen bezüglich Ihres Widerspruchsrechts finden Sie untenstehend.

Haben Sie Ihre Einwilligung in die Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte gegeben, können Sie diese jederzeit widerrufen, indem Sie uns darüber informieren (siehe nachstehende Adressen). In diesem Fall werden Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr von uns verarbeitet. Der Widerruf hat keinen Einfluss auf die Rechtmäßigkeit der auf Ihrer Zustimmung basierten Verarbeitung vor Widerruf derselben.

Um die hier genannten Rechte auszuüben und/oder weitere Informationen zu erhalten, können Sie uns über das "Kontaktformular für Datenschutzrechte" oder unter der folgenden Adresse kontaktieren:

Daikin Chemical Europe GmbH
Am Wehrhahn 50
40211 Düsseldorf
Deutschland

Sie können unseren Datenschutzbeauftragten unter der folgenden Adresse kontaktieren:

Datenschutzbeauftragter der Daikin Chemical Europe GmbH:
Masafumi Yamamoto,
Daikin Industries, Ltd.,
Umeda Center Bldg., 2-4-12,
Nakazaki-Nishi, Kita-ku, Osaka, 530-8323,
Japan

Bitte beachten Sie, dass wir eventuell einen Identitätsnachweis benötigen, wenn Sie Ihre vorgenannten Rechte ausüben.

Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

Vertreten Sie die Ansicht, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten wie in dieser Datenschutzerklärung dargelegt gegen die EU-DSGVO verstößt, sind Sie berechtigt, Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzulegen, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes (Art. 77 EU-DSGVO). Eine solche Beschwerde erfolgt unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs.

Widerspruchsrecht

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f EU-DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling. Wir verarbeiten daraufhin die personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Mai 2018
Daikin Chemical Europe GmbH